Коммерческое предложение · ЗАБПРОДУКТ

Битрикс24
и документы
с ЭЦП.

Базовое внедрение Битрикс24 и организация электронного документооборота: согласование приказов, распоряжений, должностных инструкций и иных внутренних документов с возможностью подписания ЭЦП руководителем и сотрудниками предприятия.

Клиент
ЗАБПРОДУКТ
Платформа
Битрикс24
Трудоёмкость
30 часов
Стоимость
84 000 ₽

Buenas tardes

Подготовили предложение для компании ЗАБПРОДУКТ по внедрению Битрикс24 и настройке внутреннего документооборота с электронным подписанием документов.

Цель проекта — перевести согласование и подписание внутренних документов в прозрачный цифровой процесс: с маршрутами, статусами, уведомлениями, версиями документов и историей действий каждого участника.

— Альберт Сабитов, Business Development Manager

01 · Цель проекта

Создать единый контур для работы сотрудников и внутренних документов.

Битрикс24 становится рабочей средой, где сотрудники получают задачи, уведомления и документы, а руководители контролируют согласования, подписи и актуальность внутренних регламентов.

Основа проекта
Битрикс24
Портал, пользователи, роли, права доступа, задачи, группы, базовая CRM и рабочие процессы.
Документы
ЭЦП
Подписание приказов, распоряжений, должностных инструкций и иных документов руководителем и сотрудниками.
Контроль
версии
Изменения и дополнения к должностным инструкциям фиксируются, включаются в актуальную редакцию и направляются адресату.

Документооборот без ручного контроля и потери версий.

Система помогает контролировать путь документа от создания до подписания: кто инициировал, кто согласовал, кто подписал, кому адресован документ, какая редакция актуальна и какие изменения в неё были внесены.

  • единый реестр внутренних документов
  • маршруты согласования по типам документов
  • подписание ЭЦП руководителем и сотрудником
  • уведомления адресатам и ответственным
  • история версий и действий
Стоимость
84 000 ₽
Фиксированная стоимость работ по базовому внедрению и настройке документооборота.
Трудоёмкость
30 ч
Оценка работ по настройке портала, маршрутов, документов, уведомлений и тестированию.
Юридическая модель
ЭЦП/КЭДО
Выбор сценария подписи и провайдера фиксируется до финальной оценки.
Битрикс24ЭЦПСогласованияКЭДОПриказыДолжностные инструкцииАрхив
02 · Базовое внедрение Битрикс24

Настраиваем портал как рабочую среду для сотрудников и руководителей.

Перед запуском документооборота важно корректно собрать фундамент: структуру компании, пользователей, права доступа, задачи, группы и базовые процессы.

Базовый контур
Портал

Базовая структура Битрикс24

Создаём рабочее пространство для сотрудников, руководителей и ответственных за документы.

  • структура компании и подразделений
  • пользователи, роли и права доступа
  • рабочие группы и проекты
  • первичные настройки портала
CRM и задачи

Единая среда работы

Настраиваем базовые сущности, задачи и уведомления, чтобы сотрудники работали в едином контуре.

  • карточки CRM и пользовательские поля
  • воронки и стадии обработки
  • задачи, чек-листы и контроль сроков
  • уведомления сотрудникам и руководителям
Права

Разграничение доступа

Документы и процессы доступны только тем сотрудникам, которым они относятся по роли, подразделению или маршруту согласования.

  • роли руководителей и исполнителей
  • права на просмотр и редактирование
  • ограничение доступа к кадровым документам
  • права на запуск и согласование процессов
03 · Организация документооборота

Документы проходят понятный маршрут: создание, согласование, подписание, ознакомление, архив.

Внутри Битрикс24 формируется единый порядок работы с внутренними документами. Для каждого типа документа можно задать свой маршрут, список участников, условия возврата на доработку и правила уведомлений.

Типы документов

Что можно включить в контур.

Перечень документов можно расширять. На старте фиксируем основные типы, которые чаще всего требуют согласования, ознакомления и подписи сотрудника.

приказыраспоряжениядолжностные инструкциирегламентыположенияслужебные запискиуведомления сотрудникамдополнения и изменения к документам
Контроль процесса

Каждый документ имеет статус и ответственного.

Сотрудники видят, что нужно подписать или согласовать, руководитель видит просрочки и текущие статусы, администратор получает управляемый архив документов.

  • черновик
  • на согласовании
  • возвращён на доработку
  • ожидает подписи
  • подписан
  • отправлен сотруднику
  • помещён в архив
01
Маршрут

Инициатор

Создаёт документ или изменение, выбирает тип документа, сотрудника или подразделение, прикладывает файл и запускает маршрут.

02
Маршрут

Согласующие

Проверяют содержание, оставляют комментарии, возвращают на доработку или подтверждают согласование.

03
Маршрут

Руководитель

Подписывает документ ЭЦП и фиксирует итоговое решение внутри маршрута.

04
Маршрут

Сотрудник

Получает уведомление, знакомится с документом и подписывает его ЭЦП при необходимости.

05
Маршрут

Архив

Система сохраняет подписанную версию, историю согласования, статусы, даты и ответственных.

04 · ЭЦП и юридически значимое подписание

Сценарий ЭЦП выбирается после уточнения юридических требований.

Подписание можно реализовать через штатные возможности Битрикс24 и/или интеграцию с оператором ЭДО/КЭДО. Финальная архитектура зависит от того, какой тип электронной подписи нужен компании и какие документы должны иметь юридическую значимость.

ЭЦП / КЭДО
Подписание

Руководитель и сотрудник подписывают документы в заданном маршруте.

Система фиксирует факт подписи, дату, участника, статус документа и дальнейшее действие по процессу.

  • подпись руководителя
  • подпись сотрудника
  • журнал действий
  • уведомления о необходимости подписи
  • хранение подписанной версии
Интеграция

Провайдер ЭЦП подключается по выбранному сценарию.

На этапе обследования определяется, нужна ли интеграция с оператором ЭДО/КЭДО, какие сертификаты используются и какие документы должны подписываться юридически значимой подписью.

  • проверка требований к подписи
  • выбор провайдера ЭДО/КЭДО
  • настройка обмена статусами
  • сохранение подписанных файлов
  • лицензии и услуги провайдера оплачиваются отдельно

Что включено в стоимость 84 000 ₽.

В стоимость входит 30 часов работ: базовая настройка Битрикс24, структура портала, права доступа, маршруты согласования документов, уведомления, сценарии ознакомления сотрудников, логика версий должностных инструкций, тестирование и передача инструкций администратору. Лицензии Битрикс24, ЭЦП/КЭДО и услуги внешнего провайдера оплачиваются отдельно.

05 · Должностные инструкции и изменения

Дополнения и изменения попадают в актуальную редакцию документа.

Для должностных инструкций настраивается логика версионности: если в инструкцию вносятся изменения или дополнения, система формирует новую актуальную редакцию документа, сохраняет историю изменений и уведомляет сотрудника, которому эти изменения адресованы.

1. ИзменениеОтветственный создаёт дополнение или изменение к должностной инструкции.
2. СогласованиеИзменение проходит маршрут согласования с ответственными лицами и руководителем.
3. АктуализацияПосле утверждения изменение включается в текст основной актуальной редакции.
4. УведомлениеСотрудник получает уведомление, знакомится с новой редакцией и подписывает её при необходимости.
06 · Этапы реализации

Идём от обследования к рабочему контуру и обучению пользователей.

Такой порядок снижает риски: сначала фиксируем юридическую и процессную модель, затем настраиваем Битрикс24, маршруты, ЭЦП, версии документов и проверяем работу на реальных сценариях.

01
Этап работ

Предпроектное обследование

Фиксируем типы документов, роли участников, маршруты, юридическую модель ЭЦП и требования к хранению подписанных версий.

  • интервью с ответственными
  • реестр документов
  • карта маршрутов согласования
  • требования к ЭЦП и архиву
02
Этап работ

Базовое внедрение Битрикс24

Настраиваем портал, пользователей, роли, группы, базовые процессы, задачи и уведомления.

  • структура портала
  • права доступа
  • задачи и уведомления
  • базовые карточки и поля
03
Этап работ

Документы и маршруты

Создаём шаблоны документов, сценарии согласования и правила движения документов между участниками.

  • шаблоны документов
  • маршруты согласования
  • статусы и комментарии
  • возврат на доработку
04
Этап работ

ЭЦП и подписание

Подключаем выбранный сценарий электронной подписи: штатные возможности Битрикс24 и/или интеграцию с провайдером ЭДО/КЭДО.

  • подписание руководителем
  • подписание сотрудником
  • журнал событий
  • хранение подписанных версий
05
Этап работ

Версии и изменения

Настраиваем логику дополнений к должностным инструкциям: новая редакция, уведомление сотрудника, подписание и сохранение истории.

  • версионность документов
  • автоматическое обновление основной редакции
  • уведомление адресата
  • история изменений
06
Этап работ

Тестирование и обучение

Проверяем маршруты на реальных сценариях, обучаем сотрудников и передаём инструкции администраторам.

  • тестовые документы
  • проверка прав
  • обучение пользователей
  • инструкции администратору
07 · Результат проекта

ЗАБПРОДУКТ получает управляемый цифровой документооборот.

После внедрения сотрудники работают с документами в едином контуре: получают уведомления, согласуют, подписывают и видят актуальные версии. Руководство получает контроль статусов, сроков и истории действий.

Для сотрудников

  • понятные уведомления
  • доступ к своим документам
  • подписание ЭЦП
  • ознакомление с приказами и инструкциями
  • актуальные версии документов
  • меньше бумажного обмена

Для руководства

  • контроль согласований
  • журнал подписей и действий
  • единый архив документов
  • контроль версий инструкций
  • снижение ручного контроля
  • прозрачность кадрового документооборота
08 · Команда проекта

Кто будет вести внедрение Битрикс24 и документооборота.

Проект ведёт команда, которая закрывает аналитику процессов, настройку Битрикс24, проектирование маршрутов, интеграции и контроль качества запуска.

Руководитель производства
Руководитель производства
Архитектура и контроль качества
Контролирует связность решения: Битрикс24, права доступа, маршруты документов, ЭЦП и итоговую готовность процесса.
Project Manager
Project Manager
План работ и коммуникация
Ведёт календарный план, фиксирует договорённости, контролирует статусы задач и остаётся единым контактным окном по проекту.
Аналитик
Аналитик
Маршруты, документы и требования
Описывает типы документов, роли участников, маршруты согласования, права доступа и требования к версиям документов.
Альберт Сабитов
Business Development Manager
Альберт Сабитов · аккаунт
Коммерческие условия, договорённости, развитие проекта и прямой контакт по организационным вопросам сотрудничества.
Разработчик
Разработчик В проекте
Битрикс24, процессы и интеграции
Настраивает техническую часть: бизнес-процессы, документы, интеграции с ЭЦП/ЭДО и обработку событий внутри Битрикс24.
09 · Контакты

Обсудим внедрение Битрикс24 и документооборота для ЗАБПРОДУКТ.

Альберт Сабитов
Альберт Сабитов
Business Development Manager · INTOgroup
Битрикс24 · ЭЦП · документооборот · автоматизация
Битрикс24ЭЦПКЭДОСогласованияДокументы
Телефон
+7 920 299-98-00
E-mail
sales@intogroup.pro
Telegram
@alsab95
Сайт
intogroup.pro